Privacyverklaring Notarishuis IJmond

Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met

persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening

worden verwerkt.

 

Onze contactgegevens

Naam kantoor: Notarishuis IJmond

Adres: Dokweg 31

Postcode en plaats: 1976 CA IJmuiden

Contactpersoon: mr. E.J.G. Ros, notaris

e-mailadres: ijmuiden@nhij.nl

 

Onze dienstverlening

Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:

·         het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;

·         om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of

·         voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.

 

Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of

voor het uitvoeren van een andere opdracht. Uw gegevens worden niet zonder uw

toestemming voor andere doelen verwerkt.

 

Regels persoonsgegevens bij notariële akten

Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de

notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van

persoonsgegevens:

1.      De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.

2.      De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.

3.      Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.

4.      De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), het handelsregister van de Kamer van Koophandel en het Kadaster.

5.      De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen. De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren/scannen met alle gegevens die erop staan.

6.      Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris.
Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

 

Adviezen en overige diensten

Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt dat wij

persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor de betreffende

overeengekomen dienstverlening. In verband met onze dienstverlening vragen wij

met uw toestemming de benodigde gegevens op. Dit is afhankelijk van de

betreffende dienstverlening.

Het is mogelijk dat er voor overige diensten een wettelijke verplichting is om uw

gegevens te controleren en te bewaren.

 

Bron van verwerkte persoonsgegevens

Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben

verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht.

De bron van die gegevens zal dan bijvoorbeeld één van de volgende zijn:

·         Openbare registers, waaronder het Kadaster, de Kamer van Koophandel, het Centraal Testamentenregister en het Centraal Levenstestamentenregister;

·         Een makelaar of andere adviseur in verband met een koopovereenkomst waarin u één van de partijen bent;

·         Schenker/begiftigde;

·         Iemand die een testament bij ons opstelt waarin u genoemd wordt;

·         Uw financieel adviseur/tussenpersoon;

·         Een bank- of andere financiële instelling;

·         Estate planner of juridisch adviseur;

·         Advocaat en/of mediator;

·         Rechtbanken;

·         Iemand die ons opdracht geeft een akte op te stellen waarbij u ook partij bent of wordt;

·         Iemand die ons opdracht geeft advies te geven in een situatie waarbij u partij bent of wordt;

·         Accountant of belastingadviseur;

·         (Mede)erfgenamen, een executeur, wettelijk vertegenwoordiger (bewindvoerder of curator) of een gevolmachtigde.

 

Doorgeven van uw persoonsgegevens

Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door

als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te

voeren.

Ons kantoor verstrekt persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:

·         Uw makelaar, tussenpersoon, financieel adviseur, estate planner en/of fiscaal adviseur, boekhouder, accountant, advocaat/mediator;

·         Uw bank (bijvoorbeeld in het kader van estate planning);

·         Onze softwareleverancier

·         Een andere notaris.

 

Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan

internationale organisaties, tenzij in het kader van een nalatenschap waarin

internationale aspecten een rol spelen.

 

Bewaren van uw persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor

het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het

nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk

aan verjaringstermijnen).

Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de

archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

 

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens

Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond

van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten

gebruik maken.

Dit doet u door een schriftelijke aanvraag (brief of e-mail) via de contactgegevens uit

deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst

identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

 

Recht van inzage van de betrokkene

U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel

dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag

waardoor wij niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u

hierover informeren.

 

Recht op rectificatie

Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht

rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële

akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als

aanvulling op de onjuiste akte.

 

Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)

Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een

schriftelijk verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de

notaris deze niet verwijderen.

 

Recht op beperking van de verwerking

Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in

afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt

bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd

ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een schriftelijk verzoek

indienen.

 

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u

de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor

een schriftelijk verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd

mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

 

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de

Algemene Verordening Gegevensbescherming

Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de

Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke

bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan

één van de genoemde verzoek kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op

de hoogte gesteld.

 

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor

Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons

kantoor dan horen wij dit graag schriftelijk van u, desgewenst via ons e-mailadres:

ijmuiden@nhij.nl.

U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit

Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website

www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

 

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Notaris Ros behoudt zich het recht voor wijzigingen in deze privacyverklaring

aan te brengen.

 

IJmuiden, 26 januari 2023